O czym pamiętać, decydując się na dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych w Warszawie?

Dzierżawa urządzeń biurowych to obecnie jedna z najbardziej efektywnych form korzystania z technologii w firmie. Zamiast inwestować duże środki w zakup sprzętu, można zdecydować się na wygodną usługę, która obejmuje pełne wsparcie serwisowe, oprogramowanie i materiały eksploatacyjne. Wybierając konkretną ofertę na dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych w Warszawie, zwróć uwagę na te kwestie!

Musisz zdawać sobie sprawę, ze nie każda wypożyczalnia sprzętu biurowego będzie w stanie zapewnić kompleksowe wsparcie. Przypadkowy partner biznesowy dostarczy Ci sprzęt, będzie kontrolować zapłatę faktur, ale prawdopodobnie na tym jego zaangażowanie się skończy. A nie o taką relację chodzi. Dzisiaj liczy się czas i bezpieczeństwo.

Właśnie dlatego tak ważne jest, aby współpracować z firmą, która ma doświadczenie, rozumie rynek i potrafi dostarczyć urządzenia skrojone na miarę potrzeb konkretnego biura. Wybierając dostawcę zwróć uwagę na ofertę. Powinieneś tam znaleźć urządzenia renomowanych producentów takich jak: Konica Minolta, Brother, Kyocera czy Canon, W ten sposób zyskujesz pewność, że otrzymasz sprzęt sprawdzony i dopasowany do wymagań nowoczesnego biura.

Dzierżawa kserokopiarki nie polega tylko na dostawie sprzętu. W profesjonalnym modelu usługowym klient otrzymuje:

• urządzenie zainstalowane i gotowe do pracy,

• szkolenie z obsługi,

• pełne zaopatrzenie w tonery, bębny, części,

• zdalne monitorowanie zużycia materiałów,

• serwis w 8 godzin roboczych,

• dostęp do aplikacji, która pozwala kontrolować stan sprzętu i efektywność jego wykorzystania (np. eKONTAKT).

To właśnie takie podejście odróżnia dzierżawę kopiarki od zakupu. Użytkownik korzysta z nowoczesnych narzędzi, a odpowiedzialność za ich sprawność leży po stronie dostawcy.

Po określonym czasie sprzęt może zostać bezpłatnie wymieniony na nowszy model. Jeśli w firmie zwiększy się ilość wydruków, dostawca może zaproponować urządzenie o większej wydajności bez podnoszenia kosztów. Tak właśnie działa dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych w Warszawie od Biuro Innowacje. To elastyczność, której nie daje zakup.

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne to dziś coś znacznie więcej niż tylko sprzęt do drukowania, skanowania czy kopiowania. To inteligentne narzędzia pracy, które stanowią integralną część całego środowiska informatycznego biura. Ich prawdziwa wartość ujawnia się wtedy, gdy są połączone z systemami zarządzania dokumentacją, oprogramowaniem księgowym i rozwiązaniami automatyzującymi codzienne procesy.

Dzięki zastosowaniu narzędzi OCR, każde zeskanowane pismo może zostać przetworzone na plik PDF możliwy do przeszukiwania lub nawet zamieniony na edytowalny dokument w Wordzie lub Excelu. Co to oznacza w praktyce? Koniec z ręcznym przepisywaniem danych. Zamiast tego dokumenty trafiają prosto do cyfrowego archiwum, do programu księgowego, systemu ERP lub innego programu typu ECM.

Dla firm, które chcą lepiej zarządzać dostępem do drukarek i kopiowania, idealnym rozwiązaniem jest system bezpieczeństwa. Pozwala on przypisać drukarki konkretnym użytkownikom lub zespołom, śledzić wykorzystanie urządzeń, generować raporty, a nawet tworzyć zasady dostępu do drukowania kolorowego.

Kolejne narzędzia dostępne w ofercie rzetelnego dostawcy pozwalają nadzorować, jak pracownicy wykorzystują swój czas. Umożliwiają rejestrację wejść i wyjść z pracy, kontrolę przerw, analizę efektywności i raportowanie aktywności zespołów.

Wszystkie te systemy mogą współdziałać z dzierżawionymi urządzeniami biurowymi i tworzyć jedno spójne środowisko. Takie połączenie automatyzacji, zarządzania dokumentacją i monitorowania zasobów ludzkich daje firmie pełną kontrolę nad procesami i umożliwia bieżące reagowanie na zmiany.